以下4个时间管理诀窍，可让自己更有效地运用时间，以提升工作效率。

　　1.集中处理电子邮件

　　每天寄来信箱的电邮多达数十封、甚至上百封，立即逐一回复，并非最好的方式，因为必须打断自己原有的工作。不妨将收信及回信时间订在“早上”、“午餐后”、“下班前”这3个时段，只处理必须马上回复的电邮。如此一来，每天节省10分钟，一个月就能节省5小时，可让时间更充裕。

　　2.善用空档时间

　　等迟到的人、等捷运……都是在所难免的时间空档。善用时间的人，会懂得“活动空档”，整理出在不同的空档里可以做的事情。例如3分钟空档，可以打一通电话、看一遍数据、整理笔记或写感谢函。如果有10分钟空档，可以整理桌子、收发电子邮件，或是整理名片。如果有30分钟空档，则可以看报章杂志、制作电子文件的文件，或是前往书店翻阅新书。

　　如果平时就养成习惯，计算自己完成一项工作所需的时间，就能了解如何更有效地运用空档时间。此外，外出时最好也能事先做准备，例如带文件、书籍或笔记本电脑，以善加利用多出来的空档。

　　3.行程表的进度管理

　　即使是拟定完整的计划，也可能会有非预期的意外发生。换句话说，懂得研拟和执行企划的人，不见得懂得如何确认执行进度，到了发现问题之时，往往已经不可收拾。

　　因此，想防止“开天窗”的情事发生，就必须时时确认整体的进度，以“天”“星期”为单位，一旦发现问题或失误，就在问题扩大前修正。确认进度之时，可以4个原则进行，包括：“是否发生无谓浪费”(花太多时间或工作顺序是否重复)、“是否有疏漏”(是否漏掉没有处理好的工作，或是漏掉客户信息)、“是否有失误”(例如期限是否正确)、“是否太勉强”(例如工作行程进度是否强人所难、经费超出预算)。

　　4.为明天做好准备

　　下班前，先确认当天完成的工作，再列出今天尚未完成的工作，并且集中到明日的工作清单里，如此隔日进办公室时就能立即工作。

　　(摘自台湾《经理人月刊》2009年1月号)